自治会などが行う会合について
現在、新型コロナウイルス感染症の感染が全国的に拡大しています。
自治会や区長会、各種団体におかれましては、総会などの会合を予定されると思われますが、これまで、多人数が集まる会合や行事の実施についての相談や、参加者からの感染リスクを心配する声が寄せられています。
開催の是非については、まずは決定すべき事項や行事の開催が急務であるか必要性をご検討いただき、極力最小限の人数で開催するなど、感染拡大防止に配慮した取り組みにご協力ください。
自治会などの会合(総会)を開催するには
自治会などの会合(総会)を開催しなければならない場合は、開催規模を縮小し、委任状を活用して実施するほか、役員や会員が一堂に集まることなく、書面開催により決議する方法もありますのでご検討ください。
委任状を活用する場合
会員から委任状の提出を受け、役員などの少人数で開催する。
書面開催により決議する場合
書面により会員に議事の賛否を表明していただき、表決を集計して決議を行い総会の代替とする方法です。進め方についての例を以下の通りお示しいたします。実施する前に、団体の会則や規約などをご確認ください。
書面開催の手順
- 「総会(書面表決)開催のお知らせ」「議案書」などを会員へ送付
- 会員から「書面表決書」を提出してもらう(はがきなどがお勧めです)
- 書面表決を集計する(提出数が定足数に達しているかご注意ください)
- 結果を会員にお知らせする
開催通知などの例文
- 【例】総会(書面表決)開催のお知らせ [PDF形式/70.04KB]
【例】総会(書面表決)開催のお知らせ [WORD形式/18.17KB] - 【例】総会(書面表決)開催のお知らせ(書面表決書付き) [PDF形式/88.63KB]
【例】総会(書面表決)開催のお知らせ(書面表決書付き) [WORD形式/19.11KB] - 【例】書面表決書(はがき印刷) [PDF形式/47.34KB]
【例】書面表決書(はがき印刷) [WORD形式/18.02KB] - 【例】総会書面決議の結果について [PDF形式/58.5KB]
【例】総会書面決議の結果について [WORD形式/17.94KB]
少人数での会合や活動内容の相談、その他会議資料作成作業などは、ぜひ、市民活動サポートセンターをご利用ください。
問い合わせ先
このページに関するお問い合わせは環境生活課 市民協働班です。
本庁1階 〒289-2198 匝瑳市八日市場ハ793番地2
電話番号:0479-73-0088 ファクス番号:0479-72-1116
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- 2020年12月7日
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